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Microsoft OUTLOOK
Mi instalación-configuración paso a paso
Pilar Arguiñáriz (PALEL - MVP Outlook) - Febrero 2007Este artículo está basado en mi uso de Outlook durante muchos años, utilizando siempre el mismo Archivo de Carpetas Personales (PST).
IMPORTANTE: (se cita en los pasos con imágenes) si es por cambio de ordenador, primero deberemos copiar el PST del antiguo al nuevo ordenador y tener en cuenta que si la copia la traspasamos a través de un CD/DVD, una vez copiada, debemos entrar en sus Propiedades para eliminar el atributo de "Sólo lectura" (botón derecho del ratón sobre el archivo PST, Propiedades)
Aunque el artículo se puede aplicar a cualquier versión de Outlook, está principalmente indicado para las versiones 2003 y 2007 más por el límite del archivo y por la imposibilidad de exportar-importar cuentas como ya cito en el artículo "Guardar y Restaurar la Configuración de las Cuentas de Correo"
Las imágenes se pueden ampliar para una mejor visualización.
Instalo Outlook (lo hago siempre junto al resto de aplicaciones de Office) y antes de abrirlo entro en Panel de Control - Correo
Outlook trabaja con perfiles de usuario para almacenar en un PST toda la información del mismo (la imagen de las ventanas del artículo corresponden a la versión 2003, en el 2007 cambia como se puede ver en éste, quedando agrupadas en fichas en la misma ventana todos los datos)
Como podemos observar no existe ningún perfil. Pulsamos Agregar
Yo lo llamo "siempre" Outlook
En esta siguiente ventana CANCELO
y en la siguiente ACEPTO el mensaje para crear un perfil sin cuentas de correo.Vemos que ya tenemos el perfil llamado "Outlook", pulsando en Propiedades
y luego en Archivo de datos
(la ventana siguiente corresponde a la versión 2007, en la 2003 es diferente: ver el artículo Perfiles para entender la pantalla en esa versión)
se abre esta ventana (en la ficha Archivo de datos) y pulsando primero en Abrir Carpeta eliminamos el PST que se abrá creado
(aunque aquí se ve que se llama "outlook1.pst" en realidad se llamará "outlook.pst", es debido a mis instalaciones :-))Cerramos la ventana del Explorador una vez eliminado el archivo y pulsamos en Configuración
Como hemos eliminado el archivo nos envía una ventana de aviso:
y una vez Aceptemos se abre otra ventana para poder seleccionar un PST distinto. Antes de realizar esta esta operación tendremos que haber colocado ya en el disco duro y en la unidad y carpeta que deseemos el PST de siempre, localizamos el mismo, lo seleccionamos y pulsamos Abrir
(tener en cuenta que si la copia de nuestro PST lo hemos pasado de un CD-DVD o unidad extraíble, el archivo tendrá el atributo de "sólo lectura" y deberemos quitárselo en las propiedades del archivo desde el Explorador)
Esta es la trayectoria por defecto que utiliza Outlook para guardar el PST, podemos usar esta carpeta u otra diferente para guardarlos.
Pulsando en la ficha Correo Electrónico vemos que no hay cuentas configuradas.
Y si entramos en el Registro de Windows veremos que no hay nada en la rama Profiles (Perfiles) en la trayectoria que se ve en la imagen. En esta rama es donde se almacenan las cuentas de correo. De nuevo cito el artículo para Guardar/Restaurar las Cuentas de Correo que es la parte que implica no tener que introducir las cuentas manualmente. Si sólo se tiene una cuenta o dos esto no es muy importante pero cuando se tienen muchas cuentas este sistema nos ahorra mucho tiempo.
Tenemos que generar un archivo REG desde el sistema-ordenador-partición donde tengamos el anterior PST con las cuentas configuradas.
No está de más recordar y resaltar que las contraseñas no se guardan nunca y deberemos configurarlas manualmente. Las contraseñas es algo que siempre deberemos tenerlas anotadas en algún lugar seguro y fuera del ordenador.
Este es parte del contenido (botón derecho del ratón sobre el REG, editar) del archivo "cuentasoutlook.reg".
La parte más importante a tener en cuenta es el nombre del perfil. Ver notas del artículo citado.
Localizamos el REG y damos doble clic o bien seleccionamos "Combinar", nos pide autorización para introducir el contenido en el registro. Aceptamos y nos informa de que se ha introducidon correctamente los datos.
Y como podemos observar si abrimos el Registro, ya aparece el perfil y el contenido de las ramas correspondientes a las cuentas de correo (14 en mi caso, por necesidades laborales :-)) lo cual hace que este sistema sea una gran ayuda para mí.
Asímismo podemos ver en la ficha Cuentas que también aparecen las cuentas (eliminados sus nombres por seguridad)
Con este sistema de trabajo se consigue trabajar siempre con el mismo PST, evitando la pérdida de información y ahorrando mucho tiempo de configuración. En los PST no sólo se almacenan los correos, el calendario, tareas, contactos... también se encuentran las reglas, las categorías personalizadas... por tanto recuperamos todo ello al trabajar siempre con el mismo PST.
Para recuperar otro tipo de configuraciones de Outlook deberemos utilizar otros pasos:
Las firmas: esto dependerá de la versión puesto que en Office 2007 se cambia la carpeta de almacén de las mismas, ver la página dedicada a Office 2007: Artículos y Consejos)
La personalización de la barra de herramientas se encuentra en el archivo OUTCMD.DAT dentro de la trayectoria de usuario: unidad:\Documents and Settings\usuario\Datos de programa\Microsoft\Outlook. He realizado el paso de copiar de un sistema a otro, de un Outlook 2003 a un Outlook 2007 y a funcionado.
Diccionarios personalizados Office 2007: Artículos y Consejos
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